空谈误国，实干兴邦。再好的梦想，如果不展开行动为之奋斗，那将永远是一场梦，永远只是一个空中楼阁，看得到、想得到却够不着、摸不着。现为进一步实现“以员工的智慧创造公司美好的未来，以公司美好的未来创造员工无限幸福的生活”这一使命，电子文件“四化”应运而生。

何为电子文件“四化”？它就是非质量文件OA化、工作表共享盘化、记录表PDA化和统计表ERP化。电子文件“四化”的实现极其便捷了文件的发行、保存和查阅，记录数据的收集、保存、查阅和统计，并有效地防止了误用、误删除、丢失、损坏和泄密等。现针对电子文件“四化”分别浅谈一二。

1 非质量文件OA化

它是将编制好的非质量类文件上传到OA系统上，OA系统会自动将编制人姓名、岗位和日期生成到电子文件中，并自动将文件传输到审核人和批准人的OA上。审核人和批准人通过OA审核和批准文件后，也会自动将审核人和批准人的姓名、岗位和日期生成到电子文件中，并自动传输到接收人的OA上。接收人可以按照编号的顺序或者查询功能快速地查找、随时地阅读，并自动备份，但无法修改、删除、转发和下载。这样提高了发放和查询效率，控制了授权，避免了文件的误用、误删除、丢失、损坏和泄密等.

2 工作表共享盘化

它是通过共享盘的管理软件“锐库”，按照工作表和其它文件的层级关系建立路径，按照工作表的使用需求建立阅读、修改、删除、转发和下载等权限。

3 记录表PDA化

它是将须记录的数据通过PDA终端扫描或录入的方式输入到ERP中，这样避免记录字迹潦草不好识别、字迹不清或褪色、破损、丢失、不好查询和统计困难等。

4 统计表ERP化

它是将PDA终端输入的数据保存在ERP中，可以随时按照自己需求的统计方式从ERP中导出统计数据，这样避免了浪费大量时间统计和统计过程中难易避免的错、漏等。

为更好地实现“公司美好的未来，员工无限幸福的生活”，我们应该不懈地努力，奋力地实干，早日实现电子文件“四化”。总有一天我们就会在一个个目标的实现中，越来越靠近我们向往的幸福美好的生活，让我们一起加油吧！